ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ARŞİV YÖNETMELİĞİ

ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ARŞİV YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam ve Tarifler

Amaç

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Genel Müdürlüğümüz Merkez ve Taşra Birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2- Genel Müdürlüğümüz Merkez ve Taşra Birimlerinin tümünü kapsar.

Tarifler

             Madde 3-  Bu Yönetmelikte geçen;

a)Arşiv malzemesi; Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Genel Müdürlüğün işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Genel Müdürlükçe muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyası, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b)Arşivlik malzeme; Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla,son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,Genel Müdürlüğün ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmalar, tapu kayıtları ve benzeri belgeleri,

c)Birim arşivi; Genel Müdürlüğümüz birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve birimlerde aktüalitesini kaybetmemiş olarak günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Taşra ve Bölge Arşivleri de dahil),

d)Kurum arşivi; Genel Müdürlüğün Merkez Teşkilatı içerisinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin,Genel Müdürlük birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı ve Genel Müdürlüğümüz tüm birimlerini kapsayan merkez arşivini,

e)Genel Müdürlük; Orman Genel Müdürlüğü’nü ifade eder.

-1-

İKİNCİ KISIM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin  Korunması,Birim ve Kurum Arşivinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Madde 4- Genel Müdürlük,Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korunmak,mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Genel Müdürlük, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin       kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g)Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

 sorumludur.

Birim ve Kurum Arşivleri

Madde 5- Genel Müdürlük belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”’ni, daha uzun süre saklayacağı arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme için “Kurum Arşivii”ni kurar

Genel Müdürlük elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile arşiv malzemesi ise, kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 6- Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine devredildikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemenin gizliliğinin kaldırılması, ilgili birim amirinin teklifi üzerine Genel Müdürlük Makamının onayı ile yapılır.

Arşivlerden Yararlanma,Yararlanma Usul ve Esasları

 Madde 7- Genel Müdürlüğümüz  birim ve kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivlerden dışarıya verilemez. Ancak Devlete,gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilebilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

                Genel Müdürlük elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulu’nca tespit edilen hükümler uygulanır.

-2-

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

Madde 8- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabii tutulur.

Ayrım işlemlerine müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a)  Birimi,

b)  İşlem yılı ( teşekkül ettiği yıl)

c)  Konu ve işlem itibariyle aidiyeti ,

d) Aidiyet içerisindeki tarih ( Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler içinde, aynı usul kullanılır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası ( Genel Müdürlük sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, Genel Müdürlük birimlerinde verilen hizmet itibariyle, özellik arzeden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, numerik, kronolojik, tematik, coğrafi  ve benzeri hazırlanır ve arşiv yerleştirilmesi yapılır.

İçersinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan Genel Müdürlük evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli evrak, ilgili birimce gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizlilik derecesi kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Madde 9- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” ve “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya   eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya   föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f)       Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

-3-

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 10- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 11- Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 12- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Taşra ve Bölge arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 20 nci madde hükümlerine göre yapılır.

Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 13- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 14- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, Genel Müdürlüğümüz taşra teşkilatında ayıklama ve imha işlemleri, bu yönetmeliğin 18 nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 15- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.

Kurum Arşivine Devretme

Madde 16- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri ve föyler ile kurum arşivine devredilir.

-4-

          DÖRDÜNCÜ KISIM

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolu

Madde 17- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 9 uncu madde de gösterilen biçimde tamamlanır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 18- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin beş ve altıncı kısmındaki hükümlere göre yapılır.

20 nci maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabii tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama 

Madde 19- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “ Orman Genel Müdürlüğü Arşivi” damgasıyla damgalanır. Damga evraklarının, ön yüz sol üst köşesine, defterlerinin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerinin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi       

Madde 20-Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi) işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası,arşivlere devredilen fonları,bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu daire ve alt birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:

a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı,işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi, Genel Müdürlük genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.

Kesin tasnif,muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

                             

c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

            Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolaysıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

-5-

d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.

i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin sıralanmasında da aynı usül uygulanır.

            ii) Üzerinde yalnızca “ay’ı” olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konur.

                Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konur.

iii) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde tahmini tarihlemesi yapılan evraklarda, ait oldukları yılı, ay’ı ve günü belli olmayan evrak arasına konulur.Tahmini tarihleme kaydı köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek:1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak sureti ile basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümünde,evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümünde ise,her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır.”Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri kurşun kalemle doldurulur.Boyalı,sabit,tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içersine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek:2) konacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir.Bu etiketlerde (Ek:3), “Dosya Numarası” hanesine ,bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “ İşlem Yılı” yazılır.Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı Kaydedilir”.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için,kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına dosya ve dolayısıyla kutu içersinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun  için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrakın bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

-6-

i) Bütün bu işlemler,daha sonra kataloglara geçirilir.

            j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak,bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan  sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır .Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 21- Kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinin bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkartılması, Kataloglarının  Hazırlanması

Madde 22- Kurum arşivindeki, arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanteri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Kurum Arşivinden Yararlanma

Madde 23- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 7 ve 13 ncü madde hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünde Devredilecek Malzemelerin Ayrılması ve Teslimi

Madde24- Kurum arşivi ile Taşra ve Bölge arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 25- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a)“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak,görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin, teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilat kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla Genel Müdürlük, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,  

f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

-7-

g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h) “Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı,(gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir)

ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam aded,

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evraka sıra numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır,

BEŞİNCİ KISIM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme,Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 26- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler ) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 27 nci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Madde 27- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir:

1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

3) Resmi veya özel her çeşit zarflar ( Tarihi değeri olanlar hariç),

4) Adli ve idari yargı olanları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defteri ve havale fişleri,

5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar        (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dökümanları),

6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

9) Ünite,daire,kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire,kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

10) Bir ünite,daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite,daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim,genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ünite,daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

-8-

11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dökümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap,broşür,sirküler,form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

12) Demirbaş,mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle,ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

16) Kanun,tüzük ve yönetmelik icabı,belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir,yazı ve benzeri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

17) İsimsiz,imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe ihbar ve şikayetler,

18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları,izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

20-İmtihan duyuruları,başvuruları,imtihan tutanakları,imtihan yazılı kağıtları,imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

21) Görev talepleri ve cevap yazıları,işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,

22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

24) Davetiyeler,bayram tebrikleri ve benzerleri,

25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup,değersiz oldukları takdir edilenler ile,

27) Yukarıda,genel tarifler içerisinde sayılanlar dışarısında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan,hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan,muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına Genel Müdürlük bünyesinde kurulacak “Ayıklama İmha Komisyonlarınca” karar verilir,

Gerektiğinde yukarıda sayılan malzemeler bir örnek saklanmak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutulabilirler.

Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Madde 28- Genel Müdürlük elinde bulunan,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivince yapılacak. Bu hizmet yerine getirilirken,eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları,çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup,muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup,arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

-9-

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 29-Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için,arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv

sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.

Taşra arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için ise, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak  5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 30- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası,ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 34 ncü madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 31- Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar, Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.                                              

ALTINCI KISIM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde 32- Ayıklama ve imha komisyonlarınca, ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listesinin Düzenlenmesi

Madde 33- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre,teşekkül ettiği birim, yılı, içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri ayıklama imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 34- Genel Müdürlük arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlük Makamının onayını müteakip, Taşra kuruluşları arşivlerinde hazırlanan imha listeleri ise, Genel Müdürlüğün uygun görüşü alındıktan sonra Bölge Müdürünün onayını müteakip, kesinlik kazanır.

-10-

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 35- İmha edilecek malzeme iğne,raptiye,tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlardan ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Şekilleri

Madde 36- İmha edilecek malzeme, başkanları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özle makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha Tutanağı

Madde 37- İmha işlemi,düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak,ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 38- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları,bunlarla ilgili yazışma ve onaylar,aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim,ikincisi Kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İle İşbirliği

Madde 39- Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşü alınır.

YEDİNCİ KISIM

Çeşitli ve Son Hükümler

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 40- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası  cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir, vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Madde 41- Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatları elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.

Faaliyet Raporu

Madde 42- Genel Müdürlük yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” (Ek:6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.  

Madde 43- Bu Yönetmelik de hüküm bulunmayan hallerde 16.Mayıs.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ve 8.8.2001 tarih ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” hükümleri uygulanır.

                                                                    -11-

Kanuni Dayanak

Madde 44- Bu Yönetmelik, 3473 sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre Başbakanlıkça düzenlenen ve 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 45 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Yürürlük

Madde 45- Bu Yönetmelik hükümleri, onay tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 46- Bu Yönetmelik hükümlerini Orman Genel Müdürü yürütür.